Hantera en anställd med stress
Här får du inblick i dina 5 uppgifter som ledare när en stressrelaterad sjukskrivning hamnar på ditt skrivbord. Denna kunskap hjälper dig att leda din anställd som är stressrelaterad sjukskriven på ett säkert sätt tillbaka till arbetsplatsen.
01: INITIERA KONTAKT OCH UNDERHÅLL DEN
Innan du vänder dig till din medarbetare kan det vara en bra idé att söka råd från en medledare, HR eller en extern part. Detta kan hjälpa dig att få en överblick över situationen, vilket gör att du kan vara närvarande för din medarbetare.
Under den första kontakten kan både du och den anställde ha olika antaganden om vad som orsakade sjukskrivningen och vad det kommer att betyda för den anställde.
Men i det första samtalet är målet varken att hitta förklaringen eller lösningen. Istället handlar det om att ta det första lilla steget mot pågående kommunikation. Du kan uppnå detta genom att följa strukturen nedan. Det viktigaste är att förbli nyfiken och öppen för medarbetarens erfarenheter.
-
Fråga din medarbetare: "Hur mår du idag?"
-
Signalera din förståelse, din närvaro och din önskan om en tidig dialog när timingen är rätt, så att du kan hitta en bra lösning för att medarbetaren ska återgå till jobbet: "När timingen är rätt för dig hoppas jag att vi kan prata så vi kan hitta en bra lösning för dig att komma tillbaka till oss."
-
Fråga vad du kan göra just här och nu: "Vad kan jag göra för att hjälpa dig just här och nu?"
-
Markera alternativen för professionell hjälp (som sjukförsäkring). Rekommendera att din medarbetare besöker en läkare: "Vad tycker du om att använda sjukförsäkringen eller besöka din egen läkare?"
-
Försäkra medarbetaren om att deras uppgifter sköts: "Dina arbetsuppgifter hanteras, och du behöver bara fokusera på dig själv och bli bättre."
-
Beroende på medarbetarens tillstånd kan du fråga om det finns uppgifter som är viktigare eller mer utmanande än andra: "Finns det några uppgifter eller kundrelationer som tynger dig, eller som du tycker att det skulle vara viktigt för mig att vara särskilt uppmärksam till?"
-
Kom överens om en ny tidpunkt för nästa kontakt – eventuellt bara en lös tidsram, till exempel om en vecka: "När skulle det passa dig att vi pratar igen?"
Informella besök på arbetsplatsen
När medarbetaren är redo för det kan det vara fördelaktigt att göra ett kort besök på arbetsplatsen. Detta kan ha en positiv effekt för att upprätthålla tron på återvändande och upplevelsen av att fortfarande vara en del av gemenskapen. Vidare är det nyttigt att det har förekommit en del interaktioner med arbetsplatsen sedan sjukskrivningen, särskilt när den anställde så småningom kommer tillbaka.
Förbered:
- Kommer du att träffa medarbetaren i receptionen, eller hur kommer du att hantera ankomsten?
- Vilket rum ska du sitta i?
- Finns det någon specifik kollega som medarbetaren skulle vilja ha närvarande?
- Skulle medarbetaren vilja hälsa på andra eller bara hålla sig till ditt möte?
- Hur länge ska mötet pågå – vad är hanterbart för din medarbetare?
Fråga medarbetaren:
- Hur känns det att vara tillbaka här igen?
- Finns det något viktigt för dig som vi bör göra eller diskutera när du är här?
- Hur har du upplevt din resa sedan din sjukskrivning?
- När ska vi schemalägga vårt nästa samtal, och ska det vara via telefon, e-post eller annat fysiskt möte här?
02: SKAPA EN PLAN FÖR ATT ÅTERGÅ
När din medarbetare är redo att återvända till arbetet bör ni tillsammans upprätta en plan för deras återkomst.
Denna plan bör omfatta praktiska frågor som antal timmar och vilka dagar i veckan. Dessutom är det viktigt att specificera vilka typer av uppgifter som medarbetaren kan hantera under den inledande perioden. Ett arrangemang för partiell sjukskrivning kan vara användbart om det är anpassat mellan ledaren och medarbetaren och kommunicerats till resten av teamet.
Vilka arbetsuppgifter kan medarbetaren hantera?
När man skapar en plan för den anställdes återvändande är det avgörande att ha en tydlig och gemensam förståelse för vilka typer av uppgifter den anställde kan hantera under den inledande perioden. Du kan kategorisera medarbetarens uppgifter i tre färgkodade kategorier: gröna, gula och röda uppgifter.
Om du underlåter att fatta detta beslut överlåts valet till den anställde – ett val de kanske inte är redo att hantera direkt efter att han kommit tillbaka från en stressrelaterad sjukskrivning.
Därför är det viktigt att ha en dialog om vilka arbetsuppgifter medarbetaren uppfattar som gröna, gula och röda, eftersom du sannolikt har olika perspektiv på detta. I ditt samtal är det viktigt att respektera medarbetarens synpunkt eftersom detta avgör om uppgiften verkligen hör hemma i den gröna, gula eller röda kategorin.
Målet är inte nödvändigtvis att bara tilldela gröna uppgifter till medarbetaren. Istället är det viktigare att anpassa mixen av uppgifter i de olika färgkategorierna för att matcha medarbetarens nuvarande tillstånd. Inledningsvis kan den anställde ha mest gröna uppgifter och ett par gula uppgifter. När medarbetaren börjar uppleva mer balans kan planen justeras och eventuellt innehålla nya gula/röda uppgifter.
Mallen nedan kan hjälpa till att kategorisera uppgifterna. Din konversation bör dock fokusera på de specifika uppgifterna i sig.
Checklista för planen för gradvist återgående
Vad ska ingå i en plan för återgång till arbetet när den anställde står inför en gradvis återgång till arbetet?
Listan nedan hjälper dig att säkerställa att du täcker alla relevanta områden i din dialog med din medarbetare. Ta gärna med mallen och titta tillsammans på vilka uppgifter som kan passa in i de olika kategorierna.
Kom ihåg att du bör justera planen löpande – en tumregel är vanligtvis varje vecka eller var 14:e dag i din 1:1-dialog.
Example of a Gradual Return Plan
Arbetstider: När ska den anställde arbeta? Hur många timmar och vid vilka tider på dygnet? Vilka dagar i veckan? Det kan vara bra att börja med två lediga dagar i veckan, till exempel tisdag och torsdag.
Arbetsuppgifter: Vilka typer av uppgifter ska medarbetaren utföra? Här kan du med fördel använda översikten över gröna, gula och röda uppgifter.
Relationer: Utöver specifika arbetsuppgifter finns det sannolikt olika relationer som den anställde behöver hantera vid återkomsten. Det är en bra idé att identifiera vilka relationer som kan kräva extra resurser för medarbetaren och var potentiella utmaningar kan uppstå.
Fysisk plats: Många anställda med stressrelaterade problem kan vara överkänsliga för buller, ljus eller andra intensiva sensoriska stimuli. Om den anställde vanligtvis arbetar på ett kontor med öppen planlösning, överväg möjligheten att tillhandahålla ett separat rum som den anställde kan använda för raster vid behov. Kanske kan man också överväga att införliva distansarbetsdagar?
Information: Vem behöver veta vad? Och vem ska förmedla informationen? Se till att du och din medarbetare har samordnat vad som ska kommuniceras till teamet och eventuellt till organisationen. För att planen ska fungera effektivt är det avgörande att resten av teamet vet när och för vad de kan lita på personen.
Uppföljning: Det är viktigt att systematiskt följa upp eftersom planen sannolikt inte är perfekt från början. Hur väl passade planen den verklighet som medarbetaren återvände till? Vilka justeringar behöver göras?
03: FÖLJ UPP OCH JUSTERA PLANEN
Efter att medarbetaren successivt kommit tillbaka är det viktigt med systematiska uppföljningssamtal. Som en allmän regel gäller att ju tidigare återkomst desto tätare uppföljningssamtal. Ofta är det vettigt att börja med veckomöten.
Du kan med fördel planera framåt för de kommande 5-6 veckorna så att både du och medarbetaren har dem i era kalendrar. Samtalen kan ta 20-30 minuter, men se till att avsätta tillräckligt med tid i din egen kalender.
Kom överens om tidpunkten med din medarbetare. Vissa kanske föredrar att samtalet äger rum mot slutet av veckan, medan andra kanske inte vill ha ett tidigt morgonmöte om de fortfarande har sömnsvårigheter.
Uppföljande samtalsstruktur
Mallen till höger kan hjälpa dig att rikta dialogen så att du täcker de uppgifter som mest påverkar medarbetaren.
Men det är också viktigt att fråga om hur den anställde känner om sina kollegiala relationer efter hemkomsten.
Den anställde kan med fördel förbereda några av momenten i förväg.
Under själva samtalet, spela in de överenskommelser som görs. Dessa kommer att utvärderas vid nästa uppföljning och justeras vid behov.
Du kan ha olika erfarenheter och reflektioner kring vad medarbetaren kan vara redo för. Kom ihåg att behålla din nyfikenhet på medarbetarens perspektiv. På så sätt säkerställer du att det blir en bra och meningsfull plan.
04: PÅGÅENDE DIALOG
När medarbetaren är tillbaka i full styrka är det viktigt med löpande trivselsamtal för att säkerställa att mönstren som fanns innan sjukskrivningen inte upprepar sig. Samtidigt kan du upprätthålla ett proaktivt förhållningssätt till medarbetarens välmående genom att utforska vad som bidrar till det – även när det går bra.
De 6 vägarna till välbefinnande
För detta ändamål kan du till exempel använda 'de 6 vägarna till välmående', eftersom forskning tydligt illustrerar att dessa är avgörande för att trivas på jobbet.
Vilka som är viktigast för varje enskild medarbetare varierar från person till person och över tid. Undersök därför vad som är viktigast för din medarbetare just nu.
SE MER OM DE 6 VÄGAR TILL VÄLBEFINNANDE HÄR
Be varje medlem i teamet att lista de 3 viktigaste uppgifterna för den sjukskrivna medarbetaren, för att säkerställa att de eller andra (som kollegor, partners, klienter) inte blir försenade. Fråga också om anledningarna till varför just dessa 3 uppgifter är de viktigaste – vad blir konsekvenserna om dessa valda uppgifter skjuts upp?
- Infoga informationen i kvadranten till höger. Detta ger dig en överblick över hur du prioriterar dina och teamets resurser.
- Dessutom kan det vara fördelaktigt att diskutera denna modell med din egen chef för att säkerställa att ni båda har en delad förståelse för uppgiftens prioriteringar.
Letar du efter mer information?
Behöver du ytterligare vägledning?
Att samråda med en AS3-ledarskapskonsult ingår i ditt företags prenumeration på EVI:s trivselmätning.
Skriv direkt till trivselradgivare@as3.se - så tar vi kontakt med dig.
